Personalplanung

Definition: Was ist Personalplanung? 

Die Personalplanung ist im Human Resources-Management angesiedelt und kümmert sich um die kurz-, mittel- und langfristige Planung von Personalfragen in einem Unternehmen. Personalverantwortliche müssen den Überblick über Notwendigkeiten und Probleme im Personalwesen behalten und entsprechende Maßnahmen einleiten, um mit qualifizierten Mitarbeiter:innen die Wirtschaftlichkeit und das Erreichen der Unternehmensziele zu gewährleisten.

Ziele der Personalplanung

Das Hauptziel der Personalplanung ist es, einen optimalen Personalstand zu erreichen. Positionen mit dem richtigen Personal zu besetzen,  wirkt sich nicht nur positiv auf die wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens aus, sondern steigert auch die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen. Aufgabe von Personalplanern ist es also, den personellen Zustand zu erfassen und diesen auf einen idealen Soll-Zustand zu optimieren.

Folgende Fragen sollte sich die Personalplanung stellen:

• Welche Positionen sind zu besetzen?
• Wie sieht die demographische Struktur des Unternehmens aus?
• Wie hoch ist der Personalbedarf und welche fachlichen Qualifikationen werden benötigt?
• Welche Unternehmenskultur wird angestrebt?

Die Teilbereiche der Personalplanung

Eine strukturierte Personalplanung ist in mehrere Teilbereiche gegliedert: 

Personalbestandsplanung

Im ersten Schritt geht es um die Ermittlung des personellen Ist-Zustands um den Status quo auszumachen. Folgende Fragen sollten hierbei berücksichtigt werden:

• Wie viele Mitarbeiter:innen sind insgesamt im Unternehmen tätig? 
• Wie viele Mitarbeiter:innen stehen für die einzelnen Stellen zur Verfügung? 
• Wie hoch ist der Altersdurchschnitt? 
• Welche Beschäftigungsverhältnisse sind vertreten? 

Der Ist-Zustand fungiert als wichtige Basis, auf der die Personalbedarfsplanung aufbaut.

Personalbedarfsplanung

Als Folge der Personalbestandsplanung widmet sich die Bedarfsplanung dem Soll-Zustand des Unternehmens. Langfristige Entwicklungen im Personalwesen, wie beispielsweise die Entwicklung in der Altersstruktur der Mitarbeiter:innen, werden hier im Blick behalten. Geprüft werden sollten folgende Personalfragen:

• Wie viel Personal wird langfristig benötigt?
• Welche Qualifikationen sollten Angestellte mitbringen?
• Wann und an welchen Standorten wird Personal gebraucht?

Sowohl das Ausscheiden erfahrener Kräfte durch Verrentung, als auch der Bedarf an neuen Fachkräften durch Eröffnung neuer Standorte oder Abteilungen kann durch die richtige Planung und die entsprechenden Maßnahmen frühzeitig kompensiert werden.

Personalentwicklung

Nach der Ermittlung des Ist- und Soll-Zustands müssen Personaler die Potenziale der Mitarbeiter:innen fördern, um sicherzustellen, dass das Personal qualifiziert und leistungsfähig bleibt. Bei der Personalentwicklung geht es sowohl um die Ausbildung neuer Arbeitskräfte als auch um die Weiterbildung bestehender Mitarbeiter:innen. Zu den Maßnahmen zählen:

• Berufsbegleitende Weiterbildungen
• Schulungsprogramme
• Coachings 

Personalbeschaffung

Ergibt sich im Rahmen der Personalbedarfsplanung, dass ein Personaldefizit besteht, geht es im nächsten Schritt an die Personalbeschaffung. Bei dem auch als Recruiting bekannten Prozess wird zwischen interner und externer Personalbeschaffung unterschieden.

Die interne Personalbeschaffung, also die Besetzung von vakanten Stellen mit angestellten Mitarbeiter:innen ist oftmals kostengünstiger und Personaler sparen sich einen langwierigen Recruiting-Prozess. Fehlt es dem Unternehmen intern an geeigneten Kandidat:innen, muss der komplette Recruiting-Prozess durchlaufen werden: Stellenausschreibung mit Anforderungsprofil erstellen, den Bewerbungsprozess managen und neue Mitarbeiter:innen onboarden und an das Unternehmen binden. 

Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung gewährleistet, dass Mitarbeiter:innen ihren Fähigkeiten entsprechend gezielt eingesetzt werden. Anhand unternehmerischer Vorgaben schätzt die Einsatzplanung die erforderlichen Kapazitäten ein und sorgt dafür, dass die richtige Auswahl an Mitarbeiter:innen für die jeweiligen Abteilungen getroffen wird. Eine passende Verteilung des Personals führt zu mehr Effizienz im Arbeitsablauf und höherer Mitarbeiterzufriedenheit. 

Auf Grundlage der Einschätzungen in der Personaleinsatzplanung ist es außerdem die Aufgabe eines Unternehmens, wichtige Entscheidungen über Kündigungen oder Beförderungen zu treffen.

Personalfreisetzung

Besteht ein Personalüberschuss, dann kommt die Personalfreisetzungsplanung zum Einsatz. Gründe können wirtschaftliche Umstände oder Umstrukturierungsmaßnahmen innerhalb des Unternehmens sein, die zu einem Personalabbau führen. Personalfreisetzungen sind aber nicht immer direkt mit einer Entlassung gleichzusetzen. Unter einer Freisetzung von Personal versteht man mitunter auch Stundenabbau, interne Versetzungen, Frühverrentung oder kurzzeitige Maßnahmen wie die Anmeldung von Kurzarbeit.

Mit einer nachhaltigen und vorausschauenden Personalbedarfsplanung vermeidet man das Risiko einer Freisetzung und umgeht Abfindungszahlungen oder Kündigungen. 

Instrumente der strategischen Personalplanung

Für eine erfolgreiche Planung des Personals kommen unterschiedliche Instrumente zum Einsatz:

• Stellenbeschreibung: Hier werden unter anderem Aufgaben, Kompetenzen, Ziele und Anforderungen, die an die Stelle geknüpft sind, beschrieben
• Stellenplan: Auflistung aller Stellen, die ein Unternehmen besetzen kann
• Stellenbesetzungsplan: Basiert auf dem Stellenplan. Bildet aktuell besetzte Stellen ab - besteht eine Differenz, herrscht im Bereich Personalbeschaffung Handlungsbedarf. Besteht ein Plus, entspricht das einem Personalüberhang
• Anforderungsprofil: Auflistung aller Anforderungen an eine/n Arbeitnehmer:in
• Laufbahnplan: Enthält alle Informationen über Positionen im Unternehmen, zu denen ein/e Mitarbeiter:in in seiner Karrierelaufbahn aufsteigen kann
• Personalstatistiken: Veranschaulichung aller wichtigen Personaldaten