Die Materialbeschaffung ist ein Teilbereich der Materialwirtschaft und beschäftigt sich mit der Organisation von Material, das für die Produktion der produzierten Güter beziehungsweise für die Durchführung der Dienstleistungen des Unternehmens benötigt wird. Sie ist eng mit der Logistik verbunden, da die bestellten Waren transportiert, passend gelagert und den Produktionsprozessen effizient zur Verfügung gestellt werden müssen. In Zeiten von Just-in-time-Lieferung und aufgrund hoher Lagerkosten ist eine effiziente Materialbeschaffung ein wichtiger Faktor für die Gesamteffizienz eines Unternehmens.
Die Materialbeschaffung setzt sich aus zwei Hauptphasen zusammen. In der Planungsphase werden vorbereitende, planende Schritte getroffen, die eine reibungslose und kosteneffiziente Besorgung des Materials zum Ziel haben. In der Ausführungsphase werden die geplanten Vorgänge ausgeführt, auf eventuelle Unwägbarkeiten reagiert und die Prozesse nachbereitet.
Planungsphase
Der erste Schritt der Planungsphase ist die Bedarfsermittlung. Aus Erfahrungswerten, einer naiven Schätzung oder zahlreichen Rechnungsverfahren wird ermittelt, wie viel Material in einer bestimmten Zeiteinheit benötigt wird. Je nach Unternehmen kann eine regelmäßige oder eine bedarfsgesteuerte Bestellung angezeigt sein.
Nun muss ein geeigneter Lieferant gesucht und ausgewählt werden. Hier spielen Kriterien wie Kosten, Verlässlichkeit und Flexibilität eine große Rolle. Mögliche Informationsquellen sind Messen, Fachzeitschriften oder das Internet. Wurde eine engere Wahl getroffen, so tritt das Unternehmen mit den Lieferanten in Vertragsverhandlungen und schließt einen möglichst vorteilhaften Liefervertrag anhand seines Bedarfs.
Ausführungsphase
In der Ausführungsphase wird bei Materialbedarf eine Bestellung getätigt. Alternativ stellen die Lieferanten die Waren von sich aus dem Unternehmen zur Verfügung, wenn die Verträge dies nach dem Pushprinzip vorsehen. Die Verarbeitung der Bestellung und der Liefervorgang werden mit Lieferverfolgung überwacht, um die pünktliche Lieferung der Güter und ihre Qualität (etwa bei Kühlungsbedarf) sicherzustellen. Bei Lieferung wird das Material am Wareneingang auf einwandfreie Qualität überprüft.
Bestehen keine Mängel an der Lieferung, so wird das Material an die Logistik übergeben. Der letzte Schritt der Materialbeschaffung ist die Rechnungsprüfung und Zahlung der offenen Rechnungen.
