Personalcontrolling

Personalcontrolling Definition: 

Das Personalcontrolling beschäftigt sich mit jeglichen Maßnahmen zur Planung, Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Prozesse in einem Unternehmen. Anhand der Sammlung und Auswertung relevanter Personaldaten können Personalmanage;innen wichtige Entscheidungen zur Strategie und Entwicklung des Unternehmens treffen. Mithilfe der Auswertung können beispielsweise unternehmensinterne Anpassungen zu Themen wie Funktion, Leistungsfähigkeit oder Kosten der Mitarbeiter:innen vorgenommen werden.  

Welche Bereiche gibt es? 

Das Controlling im Personalbereich lässt sich konkret in zwei Anwendungsbereiche aufteilen:

Personalarbeit: Beinhaltet alle Personalprozesse, -projekte und –verfahren, vom Personalrecruiting bis zur Personalentwicklung.

Personal: Fokus auf Fragen zum Personal selbst, also Aspekte wie Anzahl und Zusammensetzung des Personals, Funktionen und Einsatzorte, Anzahl der Auszubildenden etc.

Darüber hinaus sind die Bereiche des Controllings betriebsabhängig unterschiedlich stark ausgeprägt und können noch auf weitere Arten gestaltet werden:

Quantitatives Personalcontrolling: Nutzung und Vergleich von messbaren Daten wie Personalkosten

Qualitatives Personalcontrolling: Fokus liegt hier weniger auf harten Fakten in Form von Zahlen, sondern mehr auf variablen Faktoren, die anhand von Mitarbeiterumfragen gesammelt werden. Beispiele sind Angaben zur Mitarbeiterzufriedenheit, Loyalität gegenüber dem Unternehmen oder die Wahrnehmung des Führungsverhaltens

Strategisches Personalcontrolling: Langfristige Strategien und Ziele des Personalmanagements und des Unternehmens als wichtige Kennzahl

Operatives Personalcontrolling: Kurz- und mittelfristige Ziele im Fokus. Abwägung von Chancen und Risiken, Trends und dem Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen

Ziele und Aufgaben des Personalcontrollings

Die Ziele im Personalcontrolling richten sich immer individuell nach den jeweiligen übergeordneten Unternehmenszielen. Im Großen und Ganzen drehen sich diese Ziele aber um folgende wichtige Punkte:

Informieren: Kennzeichen und Informationen über Personalprozesse sowie strategische Entscheidungen transparent kommunizieren. 

Koordinieren und integrieren: Reibungslose Abstimmung zu Teilbereichen wie beispielsweise der Personalplanung. 

Planung: Frühzeitige Einschätzung von Auswirkungen durch neue Entwicklungen oder Trends mit einem geeigneten Planungssystem 

Steuern: Steuerung des Unternehmens und aufzeigen, inwiefern der Bereich zum Unternehmenserfolg beiträgt. 

Wichtige Instrumente

Mit unterschiedlichen Instrumenten können aussagekräftige Informationen gesammelt werden: 

Benchmarks und Vergleiche:  Über folgende Kennzahlen vergleichen Personaler:innen sich mit anderen Abteilungen und Mitbewerber:innen: 

Zeitvergleich (Ist-Ist), Planabweichung (Soll-Ist), Planfortschritt (Soll-Wird), Prognosen (Wird-Ist), Prämissen (Ist-Wird) 

Personalkennzahlen: Quantitative Kennzahlen, die miteinander verglichen werden, um bestimmte Sachverhalte im Personalwesen darzustellen

Zeitreihen: Zeitliche Vergleiche, anhand derer Prognosen und Trends identifiziert werden. Damit können sowohl positivie als auch negative Entwicklungen der bereits durchgeführten Maßnahmen ausgewertet werden

Human Resource Scorecard/Balanced Scorecard: Mit der Balanced Scorecard definieren Personaler:innen Ziele und KPIs (Key Performance Indicators)

Human Resource Due Diligence/HR Audits: Ein Instrument, um Personalressourcen in Bezug auf Chancen und Risiken zu analysieren. Fragen zur Mitarbeitermotivation, Unternehmenskultur oder Arbeitsprozessen werden hier beantwortet

Mitarbeiterbefragungen: Über Mitarbeiterbefragungen können über die Stimmung der Mitarbeiter:innen sowie die Unternehmensverbundenheit wichtige Schlüsse über die Stärken sowie auch die Schwächen eines Unternehmens gezogen werden.  

Welche Kennzahlen sind relevant? 

Abhängig von den Unternehmenszielen sind unterschiedliche Kennzahlen für die Erfolgsmessung relevant. Zu den gängisten Zahlen gehören:  

Kennzahlen für den Personalbedarf: z.B. Frauenanteil, Netto-Personalbedarf oder Behindertenanteil 

Kennzahlen für das Recruiting: z.B. Anzahl qualifizierter Bewerber:innen pro Position, Fluktuationsrate oder Recruitingkosten 

Kennzahlen zum Personaleinsatz: z.B. Anzahl der Überstunden, durchschnittliche Zeit um KPIs zu erreichen 

Kennzahlen zur Mitarbeiterbindung: z.B. Fluktuationsrate, Abwesenheitsquote, Erfolgsbeteiligung, betriebliche Altersvorsorge 

Kennzahlen für die Personalentwicklung: z.B. Gehaltsentwicklung, Ausbildungsquote, Weiterbildungsmaßnahmen