Kaufmännische Bestätigungsschreiben

Wer schreibt, der bleibt

Ein Sprichwort besagt „wer schreibt, der bleibt“. Sollte es jemals zu Auseinandersetzungen oder gar einem Rechtsstreit kommen, so ist festzustellen, dass in unserer heutigen Kultur das gesprochene Wort kaum noch einen Wert darstellt. Lediglich schriftlich fixierte Verträge, Protokolle von Arbeitsbesprechungen oder Sitzungen oder ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben ist etwas, was als wirklich bindende Realität wahrgenommen wird. Sollte es wirklich jemals zu einem Rechtsstreit kommen, wird der Schriftverkehr zur Beweissicherung herangeführt werden und eine bedeutende Rolle spielen.

Schriftliche Vereinbarungen, die auf Gegenseitigkeit beruhen

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben ist nichts anderes, als ein Protokoll oder eine Niederschrift von Vertragsinhalten oder Vereinbarungen. Es handelt sich um eine nachträgliche schriftliche Festlegung von Vertragsinhalten. Das zuvor geführte Gespräch wird im Nachhinein schriftlich festgehalten und von jeder Partei unterzeichnet. Wer ganz sichergehen möchte, lässt vor der Unterzeichnung einen entsprechenden Fachanwalt die getätigten Aufzeichnungen auf Rechtssicherheit prüfen. Eine gute Möglichkeit, solch ein Bestätigungsschreiben partnerschaftlich aufzusetzen, besteht darin, wenn über cloudbasierte Netzwerke ein gegenseitiger Austausch möglich ist. Die Geschäftspartner beziehungsweise alle Beteiligten können zeitgleich Kommentare in das Dokument setzen und die anderen Parteien können diese annehmen, modifizieren oder ablehnen. Auf diese Weise kommt niemals der Eindruck einer Übervorteilung einer bestimmten Seite auf. Diese Methode des gegenseitigen Austauschs vor Unterzeichnung des kaufmännischen Bestätigungsschreibens kommt sehr häufig bei Vertragsverhandlungen vor.

Zu beachtende Feinheiten

Sollte es jemals zu einem Rechtsstreit kommen, wird das kaufmännische Bestätigungsschreiben zu einer Erleichterung der Beweisführung. Die Beweiskraft von persönlichen oder fernmündlich getätigten Vereinbarungen ist deutlich schwieriger, wenn nicht beinahe unmöglich. Es gibt noch ein paar Feinheiten, die auch bei solch einem Protokoll zu beachten sind. Ist das kaufmännische Bestätigungsschreiben erst einmal mit Nachweis versandt und wird nicht beantwortet oder unterschrieben, so gilt es unter Kaufleuten und vor Gericht als Einverständniserklärung. Daher sollte, wenn es notwendig ist, ein etwaiger Widerspruch unverzüglich erfolgen.

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