Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung aus der Kleinunternehmerperspektive

Bei einer Betriebsprüfung handelt es sich um eine Überprüfung der steuerlichen Angelegenheiten eines Unternehmens durch das Finanzamt. Das Ziel einer Betriebsprüfung ist es, die Richtigkeit und Vollständigkeit der steuerlichen Angaben des Unternehmens zu überprüfen. Dabei werden unterschiedliche Bereiche wie die Buchhaltung, Umsatzsteuererklärung und Lohnunterlagen geprüft. Für die Betriebsprüfung sind vor allem die Vorschriften der Abgabenordnung relevant.

Der Prozess einer Betriebsprüfung kann je nach Fall variieren. In der Regel erfolgt zunächst eine Ankündigung der Prüfung durch das Finanzamt. Anschließend werden alle relevanten Unterlagen vom Unternehmen angefordert und gründlich geprüft. Im Anschluss daran werden mögliche Unstimmigkeiten oder Fehler festgestellt und eventuelle Steuernachzahlungen oder Strafen berechnet.

Während einer Betriebsprüfung werden nicht nur die steuerlichen Angaben des Unternehmens überprüft, sondern auch die allgemeine Geschäftstätigkeit und die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften. Es werden Fragen gestellt, um ein besseres Verständnis für die Geschäftspraktiken des Unternehmens zu bekommen und mögliche Risiken oder Unregelmäßigkeiten aufzudecken.

Die Betriebsprüfer des Finanzamts haben das Recht, das Unternehmen vor Ort zu besuchen und die Geschäftsräume zu inspizieren. Sie können Einsicht in die Bücher und Aufzeichnungen des Unternehmens nehmen und auch Mitarbeiter befragen. Es ist wichtig, dass das Unternehmen während der Betriebsprüfung kooperiert und alle erforderlichen Informationen bereitstellt.

Häufigkeit von Betriebsprüfungen bei Kleinbetrieben

Die Häufigkeit von Betriebsprüfungen variiert je nach Unternehmenstyp und steuerlicher Situation. Als Kleinunternehmer sind Sie grundsätzlich auch von regelmäßigen Betriebsprüfungen betroffen. Bei der Auswahl der zu prüfenden Unternehmen berücksichtigt das Finanzamt sowohl Risikofaktoren als auch Zufallsauswahl.

Die gute Nachricht für Kleinunternehmer: „Im Visier der Steuerprüfer stehen dabei besonders Großunternehmen. Mehr als zwei Drittel der Steuernachforderungen kam aus ihren Reihen. Kontrolliert wurde jeder fünfte größere Betrieb. Bei den Kleinen dagegen ging es entspannter zu. Nur bei 3,2 Prozent von ihnen standen die Betriebsprüfer vor der Tür. In der Gruppe der Kleinstbetriebe war sogar nur ein Prozent betroffen.“ Quelle: „Betriebsprüfung – wenn das Finanzamt zweimal klingelt!“; Autor: Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft; https://www2.deloitte.com/de/de/pages/tax/articles/betriebspruefung.html

Es ist wichtig zu beachten, dass Betriebsprüfungen nicht nur zur Überprüfung von Fehlern dienen, sondern auch dazu, mögliche Steuerhinterziehung oder -umgehung aufzudecken. Daher sollten Kleinunternehmer stets die korrekten und vollständigen steuerlichen Angaben machen, um mögliche Probleme zu vermeiden.

Während einer Betriebsprüfung ist es ratsam, einen Steuerberater hinzuzuziehen, der das Unternehmen bei der Vorbereitung und Durchführung der Prüfung unterstützt. Ein erfahrener Steuerberater kann helfen, mögliche Risiken zu identifizieren und sicherzustellen, dass das Unternehmen alle erforderlichen Unterlagen und Informationen bereitstellt.

Nach Abschluss der Betriebsprüfung erhalten Unternehmen in der Regel einen Prüfungsbericht, in dem die Ergebnisse der Prüfung zusammengefasst sind. Dieser Bericht kann sowohl positive als auch negative Feststellungen enthalten. Bei festgestellten Fehlern oder Unstimmigkeiten werden Steuernachzahlungen oder Strafen festgesetzt.

Es ist wichtig, dass Unternehmen die Ergebnisse der Betriebsprüfung sorgfältig prüfen und gegebenenfalls Einspruch einlegen, wenn sie mit den Feststellungen nicht einverstanden sind. Ein Steuerberater kann auch in diesem Fall helfen, den Einspruch zu formulieren und das Unternehmen bei weiteren rechtlichen Schritten zu unterstützen.

Wann sich Kleinunternehmer auf eine Betriebsprüfung vorbereiten sollten

Als Kleinunternehmer sollten Sie sich jederzeit auf eine Betriebsprüfung vorbereiten. Es gibt jedoch bestimmte Faktoren, die die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung erhöhen können. Dazu gehören:

1. Hohe Unterschiede zwischen den Umsatz- und Vorsteuerbeträgen
2. Auffälligkeiten in der Buchhaltung oder Steuererklärung
3. Unregelmäßigkeiten bei den Lohnunterlagen
4. Hohe Gewinne oder Verluste im Vergleich zu anderen Unternehmen der selben Branche

Ausnahmen von der Benachrichtigungspflicht bei Steuerprüfungen

Obwohl das Finanzamt normalerweise eine Betriebsprüfung ankündigt, gibt es einige Ausnahmen von dieser Regel. In bestimmten Fällen kann das Finanzamt ohne Vorankündigung und unangekündigt prüfen. Dies geschieht in der Regel, wenn der Verdacht auf Steuerhinterziehung oder andere schwerwiegende Verstöße besteht.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Ausnahmen selten sind und die meisten Betriebsprüfungen angekündigt werden.

Navigieren des Steuerprüfungsprozesses für Kleinunternehmer

Der Prozess einer Betriebsprüfung kann für Kleinunternehmer herausfordernd sein. Es ist wichtig, gut vorbereitet zu sein und den Ablauf des Audits zu verstehen. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie während einer Betriebsprüfung beachten sollten:

• Organisieren Sie Ihre Unterlagen: Stellen Sie sicher, dass alle Ihre steuerlichen Unterlagen ordentlich und vollständig sind.
• Bereiten Sie sich auf Fragen vor: Seien Sie bereit, Fragen zur Buchhaltung, Steuererklärung und anderen steuerlichen Angelegenheiten zu beantworten.
• Kooperieren Sie mit dem Prüfer: Arbeiten Sie während des Audits eng mit dem Prüfer zusammen und stellen Sie alle benötigten Informationen bereit.
• Verstehen Sie mögliche Konsequenzen: Informieren Sie sich im Voraus über mögliche Steuernachforderungen oder Strafen, die im Falle von Unstimmigkeiten auftreten könnten.

Als Vorbereitung auf den Termin müssen alle relevanten buchhalterischen Belege gesammelt vorliegen, die für den Prüfungszeitraum relevant sind. Gemäß der Prüfungsanordnung sind dies:

Buchführung und Belege:

·         Finanz- und Anlagenbuchhaltung (einschließlich Summen- und Saldenlisten; Übersicht über das Anlagevermögen)

·         Übersicht über Sach-, Personen- und Lohnkonten

·         Daten der Vor- und Nebensysteme (z. B. Kassenbuch, Fakturierung, Warenwirtschaft etc.)

 Buchungsbelege: (z. B. Kassen- und Bankbelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen; Spendenbelege, etc.)

Verträge:

 ·         Gesellschaftsverträge (ggf. Handelsregisterauszüge)

 ·         Geschäftsführungsverträge

 ·         Anstellungsverträge

 ·         Tantiemenvereinbarungen

 ·         Protokolle Gesellschafter-Versammlungen

 ·         Verträge mit Angehörigen

 ·         Arbeitsverträge

 ·         Darlehensverträge

 ·         Kaufverträge

 ·         Miet-  Pacht- und Leasingverträge

 ·         Pensionszusagen / Direktversicherungen

 ·         sonstige Verträge

Jahresabschluss:

Bilanzen, Jahresabschlüsse der geprüften 3 Jahre

 ·         Inventurlisten

 ·         Bewertung teilfertiger Arbeiten

 ·         Unterlagen über Teilwertabschreibungen Unterlagen über Sonderabschreibungen und Investitionsabzugsbeträge, Unterlagen zur Forderungsbewertung, Unterlagen zur Rücklagenbildung

 

Unterlagen zur Rückstellungsbildung:

·         Urlaubsansprüche

·         Abfindungen

·         Pensionsverpflichtungen

·         Kulanz und Gewährleistungen

·         Prozesskosten

·         andere Rückstellungen

Sonstige Unterlagen:

·         Vereinbarungen Fahrzeugnutzungen

·         Fahrtenbücher

·         Ermittlung privater Nutzungsanteile

·         Gutachten

·         Verfahrensdokumentation

Quelle: Checkliste Finanzverwaltung RheinlandPfalz; Direktlink: https://www.lfst-rlp.de/fileadmin/user_upload/Presse/Flyer/flyer_bp_checkliste_0720.pdf

Wichtig ist, dass eine Betriebsprüfung für gewöhnlich einen Prüfungszeitraum von drei Jahren abdeckt. Das bedeutet, man sollte als Gründer und Selbstständiger von Anfang an seine Unterlagen sauber dokumentieren. Achtung: Bei vielen Unterlagen, die die Betriebsprüfer stets im Original einsehen wollen – zum Beispiel Ausgangsrechnungen – gilt eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren.

Es gibt jedoch noch weitere Aspekte, die während einer Betriebsprüfung berücksichtigt werden sollten. Es ist wichtig, dass Sie sich bewusst sind, dass der Prüfer auch die Einhaltung anderer steuerlicher Vorschriften überprüfen kann. Dazu gehören beispielsweise die Umsatzsteuer, die Lohnsteuer und die Gewerbesteuer.

Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, das Waren oder Dienstleistungen verkauft, ist es wichtig, dass Sie alle relevanten Informationen über Ihre Umsätze und die entsprechenden Umsatzsteuerzahlungen bereithalten. Der Prüfer wird diese Informationen überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren steuerlichen Verpflichtungen nachkommen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der während einer Betriebsprüfung überprüft werden kann, ist die ordnungsgemäße Buchführung. Der Prüfer wird Ihre Buchhaltungsunterlagen sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass alle Einnahmen und Ausgaben korrekt erfasst wurden.

Nach Abschluss des Audits erhalten Sie in der Regel eine Mitteilung über das Ergebnis. Wenn Unstimmigkeiten festgestellt wurden, kann das Finanzamt Steuernachzahlungen oder Strafen festlegen. In diesem Fall sollten Sie die Ergebnisse sorgfältig prüfen und bei Bedarf eine Beratung durch einen Steuerexperten in Betracht ziehen.

Maßnahmen um einer Prüfung vorzubeugen

Obwohl Betriebsprüfungen zu erwarten sind, gibt es einige Schritte, die Kleinunternehmer unternehmen können, um die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung zu verringern:

    - Kommen sie steuerlichen Zahlungsverpflichtungen regelmäßig nach
    - Vermeiden Sie Unstimmigkeiten zwischen Umsatz- und Vorsteuerbeträgen.
    - Achten Sie auf Konsistenz in der Buchhaltung und Steuererklärung.
    - Halten Sie sich an alle steuerlichen Fristen.

Wer gilt als Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung gilt für Unternehmen, deren Umsatz unterhalb einer bestimmten Schwelle liegt. Diese Regelung ermöglicht es Kleinunternehmern, von bestimmten Steuerverpflichtungen befreit zu werden.

Durch die Nutzung der Kleinunternehmerregelung können Sie möglicherweise einige steuerliche Vorteile genießen.

Weiterführende Informationen und Quellen:

https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Betriebspruefung/betriebspruefung.html